Algemene voorwaarden: voorkom dat je er niets aan hebt!
Wie kent ze niet, de kleine lettertjes. Veel ondernemingen maken gebruik van (voor hen gunstige) algemene voorwaarden en willen daar in een juridisch geschil een beroep op kunnen doen. In de praktijk blijkt de toepasselijkheid of vernietigbaarheid van algemene voorwaarden een vaak gevoerde discussie, die ertoe kan leiden dat de algemene voorwaarden niet gelden.
Algemene voorwaarden dienen vóór het sluiten van een overeenkomst van toepassing te worden verklaard en door de andere partij (uitdrukkelijk of stilzwijgend) te worden geaccepteerd. Een manier om dit te doen is bijvoorbeeld door in aanbiedingen en offertes duidelijk aan te geven dat algemene voorwaarden van toepassing zijn op de (nog te sluiten) overeenkomst. Wordt dat aanbod geaccepteerd, dan zijn daarmee ook de algemene voorwaarden van toepassing.
Is enkel het van toepassing verklaren voldoende? Nee, algemene voorwaarden dienen daarnaast door de gebruiker ervan op de juiste wijze “ter hand gesteld” te worden. Deze informatieplicht houdt in dat de andere partij in de gelegenheid moet worden gesteld om daadwerkelijk kennis te kunnen nemen van de algemene voorwaarden. De informatieplicht gaat echter niet zo ver dat er ook daadwerkelijk kennis genomen is van de algemene voorwaarden.
Maar wanneer bied je voldoende gelegenheid? De enkele verwijzing naar de vindplaats is in ieder geval onvoldoende, denk hierbij bijvoorbeeld aan de (veel voorkomende) verwijzing naar de Kamer van Koophandel deponering. Wat wel voldoende is, is bijvoorbeeld het afdrukken op de achterzijde van briefpapier. In de tekst van de offerte moet dan wel een goede verwijzing staan. Ook andere vormen van fysieke terhandstelling, bijvoorbeeld toezending of overhandiging zijn toegestaan.
In de huidige tijd wordt het merendeel van de overeenkomsten digitaal (per e-mail) gesloten. Ook in dat geval geldt de informatieplicht. Terhandstelling kan en mag digitaal, mits de algemene voorwaarden eenvoudig te raadplegen zijn en kunnen worden afgedrukt. Het digitaal meezenden als bijlage bij de e-mail in een goede optie. Wat ook kan is het opnemen van een hyperlink die doorlinkt naar een leesbaar en af te drukken bestandsformaat. Let op dat ook hier geldt dat alleen een verwijzing naar de vindplaats niet voldoende is.
Algemene voorwaarden kunnen eenvoudig en goed geïntegreerd worden in een offertetraject, zonder dat dit de voortgang van het snel en goed sluiten van overeenkomsten met klanten in de weg hoeft te staan. Mocht er ergens discussie ontstaan, dan is het prettig om op voorhand te weten dat er een beroep op de eigen algemene voorwaarden gedaan kan worden.
Meer weten over het hanteren van algemene voorwaarden of andere vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
