Privacy Statement

Privacy Statement

Privacyreglement OMVR Advocaten + Notariaat

OMVR Advocaten + Notariaat (OMVR) respecteert de privacy van haar opdrachtgevers, wederpartijen, bezoekers van haar website en de ontvangers van haar nieuwsbrieven en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die ons ter beschikking wordt gesteld vertrouwelijk wordt behandeld.

Doeleinden voor verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen verwerkt worden voor verschillende doeleinden. De verschillende doeleinden zijn de volgende:

Opdracht cliënt

OMVR sluit met haar cliënten een opdrachtovereenkomst. Wij verwerken daarvoor uw aanhef, naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en (eventueel) BTW-nummer en (eventueel) uw BSN.

Particulieren:

Voor particuliere cliënten verwerken wij de volgende persoonsgegevens: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, IBAN. Ingeval van familierechtelijke zaken komen daar vaak ook de overige BRP(basisregistratie personen, voorheen GBA)-gegevens, kentekenregistratie(s) en kadastrale gegevens bij. Bij particuliere wederpartijen verwerken wij dezelfde gegevens als hiervoor genoemd.

Ingeval particuliere cliënten recht hebben op gefinancierde rechtshulp via de Raad voor Rechtsbijstand, verstrekken wij hun persoonsgegevens aan de Raad voor Rechtsbijstand; dit betreft NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, BSN en overige BRP-gegevens.

Bedrijfscliënten:

Voor bedrijfscliënten verwerken wij de persoonsgegevens van onze contactpersonen bij de betreffende cliënt (naam, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer), de persoonsgegevens van de UBO (Ultimate Beneficial Owner) ingeval van werkzaamheden die vallen onder het toepassingsbereik van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) en dit betreffen: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer.

Verder verwerken wij voor bedrijfscliënten gegevens van werknemers (NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, BSN, IBAN en geboortedatum).

Restcategorie:

Wij verwerken tevens persoonsgegevens van derden (niet zijnde wederpartijen) die wij via onze cliënten verstrekt krijgen; dit kunnen bijvoorbeeld andersoortige belanghebbenden of betrokkenen bij de advisering voor onze cliënten zijn; dit kunnen bijvoorbeeld NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres zijn.

Benoeming rechtbank, gerechtelijke procedures en arbitrage

Voor alle juridische procedures worden door ons persoonsgegevens verwerkt en verstrekt.

Faillissementen, WSNP-bewindvoering:

Wij worden met regelmaat door de rechtbank benoemd tot curator (in faillissementen) of bewindvoerder (in het kader van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen); daarbij worden door ons van bestuurders, personeel, natuurlijke personen en handelsdebiteuren en –crediteuren van de gefailleerde persoonsgegevens verwerkt zoals aanhef, naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en (eventueel) BTW-nummer.

Procedures:

Bij procedures (bij de rechtbank of ingeval van arbitrage) en bij mediation worden door ons diverse persoonsgegevens van de (proces)partijen aan de rechtelijke macht, deurwaarders, (gemachtigden) wederpartijen en arbitrage instituten verstrekt: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, IBAN. Ingeval van familierechtelijke zaken komen daar vaak ook de overige BRP(basisregistratie personen, voorheen GBA)-gegevens, kentekenregistratie(s) en kadastrale gegevens bij.

Procesvertegenwoordiging:

Van wederpartijen die zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde, verwerken wij persoonsgegevens van de gemachtigde: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer.

Nieuwsbrieven / Seminars

Via de website van OMVR kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief. Wij verwerken daarvoor uw naam en uw e-mailadres. Ingeval wij seminars organiseren worden daarvoor cliënten en/of geïnteresseerden (in de nieuwsbrief) benaderd. Bij aanmelding voor een seminar verwerken wij ook uw naam en e-mailadres.

Financiële administratie

OMVR is wettelijk verplicht om wanneer zij u een factuur stuurt deze factuur te bewaren. Datzelfde geldt voor de opdrachtovereenkomst. Ten behoeve van het opstellen van de opdrachtovereenkomst en de factuur worden uw aanhef, naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en (eventueel) BTW-nummer verwerkt.

Sollicitaties

Wanneer u solliciteert bij OMVR op een vacature of wanneer u een open sollicitatie stuurt, verwerken wij in het kader van de sollicitatieprocedure uw naam, uw adresgegevens, uw telefoonnummer en uw e-mailadres. Mocht u zelf in uw c.v. nog nadere persoonsgegevens vermelden, dan worden deze eveneens verwerkt.

Klachtbehandeling

In onze algemene voorwaarden kunt u lezen dat OMVR aangesloten is bij de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur. Voordat u toegang heeft tot die Klachten- en Geschillenregeling, dient u de interne klachtenprocedure van OMVR te volgen. Om met u in contact te treden over de klacht en uw klacht te kunnen behandelen verwerken wij uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

Contact

Wanneer u wilt dat OMVR contact met u opneemt, kunt u op onze website het contactformulier invullen. Door het invullen van dat formulier verwerken wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres en uw telefoonnummer. U kunt eveneens via Social Media (Linked-in) contact opnemen. In dat geval verwerken wij ook (één of meerdere van) voornoemde gegevens (zoals door uzelf aangegeven).

Rechtsgronden voor verwerking

OMVR verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van tussen u en haar gesloten overeenkomst(en), ten behoeve van een wettelijke verplichting, in het kader van de behartiging van gerechtvaardigde belangen en/of op grond van door u gegeven toestemming. In het hiernavolgende overzicht kunt u zien welke rechtsgrond welk doeleinde voor de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigt:

       Doeleinde                               Rechtsgrond

  • Opdracht cliënt                   Uitvoering overeenkomst
  • Benoeming rechtbank        Uitvoering overeenkomst / wettelijke plicht
  • Nieuwsbrief                        Toestemming
  • Financiële administratie     Wettelijke plicht
  • Sollicitaties                         Toestemming

Bewaartermijnen

OMVR hanteert de volgende bewaartermijnen:

  • Opdracht cliënt                   20 jaar na sluiting dossier
  • Benoeming rechtbank        20 jaar na sluiting dossier
  • Nieuwsbrief                        tot afmelding
  • Financiële administratie     7 jaar
  • Sollicitaties                         4 weken nadat de procedure is beëindigd, tenzij sollicitant wordt aangenomen    

Persoonsgegevens delen met derden

OMVR verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor haar eigen doeleinden. Zij maakt bij de verwerking wel gebruik van een derde (verwerker) die op basis van hun taak eveneens te maken hebben met uw persoonsgegevens. Dit betreft:

ICT-Concept

Voor (de beveiliging van) onze cloud-diensten en ICT-infrastructuur heeft OMVR (diverse) contractuele afspraken met ICT-Concept (Basicweg 19a 3821 BR AMERSFOORT; www.ict-concept.nl). ICT-Concept is onderdeel van de Lexxyn Groep en hanteert een eigen privacy statement, welke hier na te lezen is: https://www.ict-concept.nl/Enterprise-Drive-privacy-statement Daarin kunt u lezen dat ICT-Concept geen toegang heeft tot de persoonsgegevens die als onderdeel van onze data worden bewaard en dat data wordt beveiligd door middel van zogenoemde end-to-end encryptie.

Beveiliging

Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die u ons toevertrouwt en nemen passende, technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens. Onze interne organisatie is zo ingericht dat al onze medewerkers verplicht zijn tot geheimhouding over alle aan ons verstrekte gegevens; verder kan slechts toegang worden verkregen tot onze ICT-infrastructuur door een persoonlijk wachtwoord en een authenticatiesleutel.

Inzage, correctie en recht van verzet

Als uw gegevens bij OMVR bekend zijn, heeft u, na schriftelijk verzoek, de mogelijkheid uw persoonlijke gegevens in te zien. Indien het door OMVR verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kunt u ons schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen. Ook kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen en kunt u de eventuele toestemming die u voor verwerking van uw persoonsgegevens gegeven heeft intrekken. Wanneer u niet benaderd wilt worden met informatie over onze producten en diensten kunt u dat uiteraard ook aan ons laten weten. Uw verzoeken zullen wij zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na ontvangst behandelen. U kunt uw schriftelijke verzoeken sturen aan onze functionaris gegevensbescherming:

  • OMVR Advocaten + Notariaat
  • t.a.v. mw. G.S.H.M. van den Berg
  • Postbus 87
  • 3840 AB  HARDERWIJK
  • Of mailen naar gemmavandenberg@omvr.nl

Indien u het niet eens bent met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en u komt met ons niet tot een oplossing, dan heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Uw klacht kunt u versturen naar:

  • Autoriteit Persoonsgegevens
  • Postbus 93374
  • 2509 AJ  DEN HAAG

Aanpassingen privacy statement

Aangezien uw privacy bij OMVR van groot belang is en de regelgeving continu in ontwikkeling is, behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen uiteraard ook op deze website worden gepubliceerd.

Mei 2018

Website doorMotivo2018 © Alle rechten voorbehouden